Quảng Ninh: 90 ngày, làm sạch hơn 677.000 hồ sơ tiêm chủng

90 ngày, hơn 677.000 hồ sơ được rà soát

Theo Báo cáo của Trung tâm Kiểm soát bệnh tật Thành phố (CDC Quảng Ninh), đến thời điểm ngày 05/10/2026, toàn địa bàn có 674.127 hồ sơ cần rà soát, làm sạch. Trong quá trình triển khai, tiếp tục phát sinh thêm 3.476 hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ cần xử lý lên 677.603 hồ sơ.

Đáng chú ý, phần lớn dữ liệu cần làm sạch được hình thành từ nhiều năm trước. Có tới 84,23% số hồ sơ được tạo lập trong giai đoạn 2017-2024, trong đó riêng giai đoạn 2017-2020 có 311.933 hồ sơ. Đây là khối lượng dữ liệu lớn, tích lũy qua nhiều năm, đặt ra yêu cầu cao đối với công tác rà soát, đối chiếu và chuẩn hóa thông tin.

Kết quả sau 90 ngày triển khai cho thấy toàn bộ 677.603 hồ sơ đã được rà soát, phân loại và xác định trạng thái xử lý. Trong số này, 630.686 hồ sơ có đủ căn cứ xử lý đã được làm sạch, đạt 100%; không còn hồ sơ đủ căn cứ nhưng chưa được xử lý.

Đặc biệt, 54/54 xã, phường, đặc khu trên địa bàn đã hoàn thành việc xử lý các hồ sơ có đủ căn cứ.

Con số 100% không chỉ phản ánh kết quả cuối cùng của chiến dịch, mà còn cho thấy khối lượng công việc rất lớn đã được các đơn vị y tế tập trung thực hiện trong thời gian 90 ngày.

Bám sát tiến độ, kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn

Để chiến dịch được triển khai đồng bộ, CDC Quảng Ninh đã chủ động tham mưu, xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn, ban hành các văn bản hướng dẫn và duy trì công tác giám sát trong suốt quá trình thực hiện.

Đặc biệt, hằng tuần, tiến độ thực hiện được tổng hợp, phân tích, đánh giá để nhận diện những địa phương còn chậm, từ đó kịp thời hướng dẫn, hỗ trợ và đôn đốc. Trong thời gian triển khai chiến dịch, 50/54 xã, phường, đặc khu đã được giám sát, hỗ trợ.

Thạc sĩ, BSCKII Nguyễn Thị Dung, Phó Giám đốc CDC Quảng Ninh cùng cán bộ chuyên môn hướng dẫn, hỗ trợ Trạm Y tế rà soát, làm sạch dữ liệu tiêm chủng

Theo Thạc sĩ, BSCKII Nguyễn Thị Dung, Phó Giám đốc CDC Quảng Ninh, quá trình xác minh không đơn giản bởi làm sạch dữ liệu tiêm chủng không chỉ là thao tác cập nhật thông tin trên phần mềm. Với nhiều hồ sơ cũ, cán bộ y tế phải rà soát hồ sơ, tra cứu các nguồn thông tin, đối chiếu dữ liệu, liên hệ xác minh đối tượng và phối hợp với các đơn vị liên quan trước khi có thể cập nhật, chuẩn hóa trên hệ thống.

Khó khăn càng lớn khi dữ liệu được hình thành và tích lũy qua nhiều năm, trong đó một số hồ sơ còn thiếu hoặc chưa thống nhất thông tin định danh. Biến động dân cư cũng khiến không ít trường hợp đã thay đổi nơi cư trú, chuyển đi địa phương khác hoặc không còn có mặt trên địa bàn, trong khi thông tin liên hệ và dữ liệu lưu trữ trước đây chưa đầy đủ.

Trong khi đó, tại tuyến cơ sở, cán bộ Trạm Y tế đồng thời phải thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn, trong đó có khám sức khỏe toàn dân, làm sạch 12 nhóm dữ liệu y tế và các hoạt động thường xuyên khác.

Vì vậy, để hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian giới hạn, yêu cầu đặt ra không chỉ là làm nhanh, mà phải làm đúng, có căn cứ và xác định rõ trạng thái của từng hồ sơ.

Cùng với ngành Y tế, sự phối hợp giữa Công an, Tư pháp, chính quyền địa phương và các đơn vị liên quan được tăng cường để rà soát, xác minh, bổ sung thông tin đối với những trường hợp khó, thiếu dữ liệu.

Cách làm này giúp quá trình làm sạch dữ liệu không dừng ở việc giao chỉ tiêu cho từng đơn vị, mà hình thành một quy trình từ hướng dẫn – thực hiện – theo dõi – phân tích – hỗ trợ – đôn đốc, góp phần tháo gỡ những điểm nghẽn phát sinh ngay trong quá trình triển khai.

Không để dữ liệu “mất dấu”

Trên thực tế, không phải tất cả hồ sơ đều có thể xử lý ngay. Đến cuối chiến dịch, còn 46.864 hồ sơ không đủ căn cứ để tiếp tục làm sạch do không có thông tin đối chiếu từ cơ sở dữ liệu dân cư hoặc các nguồn dữ liệu khác của địa phương.

Bên cạnh đó, 53 hồ sơ phát sinh lỗi kỹ thuật, dù các đơn vị đã rà soát và cập nhật nhưng Hệ thống chưa ghi nhận, lưu được kết quả.

Điểm đáng chú ý là những hồ sơ này không bị bỏ lại mà đều đã được xác định nguyên nhân, tình trạng và hướng xử lý. Với nhóm hồ sơ chưa đủ căn cứ, các địa phương tiếp tục quản lý, theo dõi và sẽ cập nhật khi có thêm thông tin phục vụ đối chiếu, xác minh. Đối với các lỗi kỹ thuật, ngành Y tế tiếp tục phối hợp với đơn vị vận hành Hệ thống để xử lý.

Như vậy, 100% hồ sơ được rà soát không đồng nghĩa với việc mọi hồ sơ đều phải được “ép” làm sạch bằng mọi giá, mà quan trọng là mỗi hồ sơ đều được xác định đúng tình trạng, xử lý trên cơ sở có căn cứ và được theo dõi đến cùng.

Quảng Ninh từng bước duy trì dữ liệu tiêm chủng theo nguyên tắc “Đúng – Đủ – Sạch – Sống”

Từ một chiến dịch 90 ngày đến quản lý lâu dài

Có thể nói, kết quả của chiến dịch 90 ngày làm sạch, làm giàu, chuẩn hóa dữ liệu Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia tại Quảng Ninh không chỉ nằm ở việc xử lý hơn 630.000 hồ sơ trong 90 ngày. Quan trọng hơn, quá trình này giúp các đơn vị nhìn rõ hơn chất lượng dữ liệu mình đang quản lý, xác định trách nhiệm của từng đầu mối và hình thành yêu cầu kiểm soát dữ liệu ngay từ khi tạo lập hồ sơ mới.

Đối với công tác quản lý nhà nước, dữ liệu tiêm chủng được chuẩn hóa là cơ sở quan trọng để quản lý đầy đủ đối tượng, theo dõi tình hình tiêm chủng và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành chính xác hơn.

Với người dân, phía sau mỗi thông tin được cập nhật chính xác là một hệ thống quản lý có khả năng theo dõi đối tượng và lịch sử tiêm chủng đầy đủ, thống nhất hơn.

Từ những con số của chiến dịch, Quảng Ninh đang hướng tới một yêu cầu lâu dài hơn: dữ liệu tiêm chủng phải được quản lý chính xác ngay từ đầu, được cập nhật thường xuyên và luôn phản ánh đúng thực tế. Để làm được điều này, các đơn vị tiếp tục duy trì rà soát, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu như một nhiệm vụ thường xuyên; kiểm soát chất lượng ngay từ khi tạo mới hồ sơ; cập nhật đầy đủ thông tin đối tượng và mũi tiêm kịp thời; thường xuyên đối chiếu dữ liệu trên Hệ thống với thực tế và các nguồn thông tin liên quan, mục tiêu là không để những sai sót, thiếu hụt, trùng lặp mới tiếp tục phát sinh, từng bước duy trì dữ liệu tiêm chủng theo nguyên tắc “Đúng – Đủ – Sạch – Sống”, để dữ liệu thực sự trở thành nền tảng phục vụ công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân.